Informática en la empresa – Estrategias según la situación de un CIO en Navarra

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En los últimos años he sido testigo de una mejora notable en la forma que se gestionan las tecnologías de la información para con las empresas. Se han estandarizado multitud de procesos y definido protocolos de actuación: ha habido una profesionalización dentro de un sector que más bien parecía de magos o hechiceros.

Los proveedores que proveían servicios, digamos de mano de obra directa, (intervenciones sobre las infraestructuras, o directamente sobre los puestos de trabajo), se han ido integrando, cubriendo cada vez mayor ámbito, y facilitando así sus economías en escala, y el personal interno cada vez está mejor preparada. No es lo mismo un trabajador de hace 30 años, que recién salido de la facultad. Sus grado de interacción con las tecnologías es totalmente distinto al de hace unos años, así que en ese aspecto, salimos ganando (no en el de experiencia en el negocio, que quede claro).

Pero, aun con todas estas mejoras y herramientas, proveedores, sistemas, uno sigue preguntándose si la estrategia en sistemas de información que ha tomado es la correcta, si como CIO (en España, Navarra, o cualquier parte del mundo) sabe qué es mejor para el negocio y por ello se mueve hacia ese destino (siempre que entren dentro del presupuesto del negocio), porque….¿Quién te dice que tu estrategia es mala? ¿Qué se espera de nosotros, como CIO?

En sistemas, no es tan importante que tu estrategia sea una u otra (todas son, a su manera, bastante buenas), ya estemos hablando de internalizar personal, externalizar servicios, adquirir un ERP ya hecho:  sea SAP, Oracle JD Edwards, Microsoft Dynamics,….o cualquier de los que hay en el mercado), sino más bien de mantenerse firme o lo suficientemente estable en una posición como para no tener que tirar todo al cabo de dos años y volverlo a hacer. La constancia es fundamental, y las decisiones (independientemente de la tecnología) que tomemos deben ser uniformes año si, y año también.

Mucho más importante es que las estrategias que tomemos para el negocio, sean acordes a las necesidades que este tenga. De nada servirá que coloquemos un iPad increíble para trabajar , en una fundición…..o de que en una empresa local, de 10 trabajadores, implantemos un ERP como SAP. No compensa ni en costes, ni tiempo.

¿Y cómo tomamos estas decisiones, cómo puedo plantear una estrategia TIC correcta?…..

Existen multitud de escuelas de negocio donde, a día de hoy, podemos mejorar nuestra formación académica y profesional, de manera que sepamos tomar decisiones y definir estrategias. De hecho, algunas de ellas han alcanzado puntuaciones muy altas en los rankings de MBAs (IESE Business School of Navarra, IE Business School, ESADE)…. Pero, si nuestras posibilidades económicas por ahora no llegan a tanto, siempre podemos leer, leer y leer multitud de libros, blogs, ….para extraer las mejoras prácticas de ellos.

No pretendo ser un gurú, ni mucho menos, pero voy a intentar, desde mi experiencia en el País Vasco y Navarra como Director de Sistemas de información (y anteriormente programador, analista, arquitecto de infraestructuras,…), en este y otros capítulos, explicar algunas de las variables que pueden influir en la manera de gestionar las TICs del negocio, según sea la elección del ERP, la gestión de infraestructuras y servicios, la forma del desarrollo de aplicaciones y/o mejoras, etc…..

De manera adicional, en otro post que iré completando poco a poco, procuraré proveer enlaces a aquellos proveedores que conozco (de manera directa o indirecta) junto con los servicios que prestan, por si a alguno le puede ayudar para tomar decisiones y ponerse en contacto con ellos. Siempre he pensado que hay que conocer a todo el mundo, ya que en ciertos momentos te pueden venir bien, y debes de saber exactamente en qué (cosa compleja actualmente).

En cuanto a las áreas sobre las que tenemos que tomar decisiones, y sus variables: Primero identificaré cuáles son esas áreas (más bien elementos)  y a continuación las variables que influyen en la toma de decisión. Al final colocaré todas ellas en un cuadro junto con sus pesos.

  • Sistema de Gestión Empresarial (el ERP – Enterprise Resource Planing) – Como sabéis, estas son las siglas para identificar al conjunto de aplicativos integrados entre si, que dan soporte a los procesos de negocio, ya sean procesos financieros, ventas, compras, fabricación, de provisión de servicios, ….). Fijaos que el ERP, por lo general, “no es la máquina que fabrica las piezas o los operarios que prestan el servicio que vendemos”, sino que nos sirve para que los procesos burocrácticos, o de gestión, implícitos en el negocio (y en los procesos de generación), se lleven a cabo: hacer un asiento contable, calcular nóminas, realizar la facturación a un cliente, definir los materiales que se necesitan pedir para fabricar tornillos….
  • Estas serían algunas de las variables que nos deberían de servir para tomar una decisión en la elección por alguno de los actuales ERPs:
    • Tamaño de la organización – Generalmente el número de empleados da un orden de magnitud sobre la facturación, el EBITDA y otros parámetros económicos del negocio. Será importante el número de usuarios de la aplicación (hasta habría que ver si de manera concurrente serán muchos), sí como el número de sedes. Por mi parte, defiendo siempre (SIEMPRE) la centralización de los servicios. Descentralizarlos es ganar problemas y desorden.
      • Número de empleados
      • Número de usuarios de la aplicación
      • Número de procesos para los que se usará el ERP
      • Número de sedes
    • Dimensión internacional – Importante por si tenemos que crear todo en varios idiomas. Los ERPs más grandes (SAP) vienen ya hasta en Swajili…así que esta tarea la tendremos ya hecha. Por contra, si nuestra empresa es de ámbito nacional, o local, podremos tener suficiente con un pequeño ERP.
      • Idiomas en los que deberá de estar el ERP
      • Contabilidades que deberá de gestionar (generalmente asociada al número de países). Imaginad la locura que sería implementar las contabilidades de otros países desde cero…..mucho mejor ir a un ERP grande , en estos casos.
    • Necesidad de adaptarse al negocio – Si nuestra empresa se adapta de manera fácil al ERP, es porque tenemos procesos estándar, así que cualquier ERP del mercado nos cubrirá. Ojo, primero tener los procesos definidos, y luego decidir qué ERP adquirir. También hay que tener en cuenta la capacidad de cambio del ERP, que provendrá de la necesidad de cambios de la organización.
      • % de procesos similares a las mejores prácticas que implementa el ERP
      • Nº de nuevos negocios que genera la sociedad por año
    • Capacidad económica – No nos engañemos, la pasta, es la pasta, y si no contamos con dinero para hacer una inversión inicial en licencias, esta será nuestra mayor barrera de entrada para decantarnos por un ERP grande. Sé que SAP está trabajando en un modelo de SAP as a Service, pero creo que lo están enfocando demasiado a prorratear la compra de licencias en un mantenimiento más alto, y no en proveer de unos SERVICIOS (sin necesidad de comprar hardware ni implantarlo) en la nube, que sería la solución que ideal. Una empresa que SI presta estos servicios con un modelo muy, muy atractivo (aun no están en España) es NOVIS. Ni Telefónica, ni IBM, ni siquiera T-Systems (y eso que lo ponen en SAP), ofrecen algo parecido a lo de Novis.
      • Inversión inicial para el arranque del ERP (€) . Relacionado también con el tiempo de implantación, ya que mayor tiempo, mayor inversión. Si hay que hacerlo desde cero, probablemente se tarde más que en colocarlo pre-parametrizado.
      • Gasto mensual máximo para el mantenimiento del ERP (incluyendo mantenimiento de licencias y gastos de personal interno ó externo para realizar correctivos y mejoras)
  • Gestión de las infraestructuras: Conjunto de tareas, internas o externas, que se deben de llevar a cabo en las infraestructuras de sistemas para poder prestar los servicios a las aplicaciones del negocio. Generalmente, al propio ERP, pero como he dicho antes, aquí habría que entrar en el tema de si nuestro negocio ya de por si, usa una aplicación para generar el servicio (un portal de comercio, una red social, etc…).
  • Aquí la decisión es si internalizamos o externalizamos el servicio, y si realizamos compra (inversión) de elementos (hardware), o hacemos un renting de los mismos. Estas cuatro opciones son combinables entre si, según el tipo de activo y servicio. Primero expliquemos qué es cada cosa y luego veamos las variables que influyen en la decisión.
    • Internalización de la gestión de las TI – Contamos con personal PROPIO dentro de nuestra empresa, encargados de gestionar, mantener, corregir y mejorar, las infraestructuras tecnológicas, desde los servidores, hasta los puestos de trabajo.
    • Externalización (Outsourcing) de la gestión de las TI – Subcontratamos a una empresa para que realicen el mantenimiento y todas las tareas antes mencionadas. Podemos combinar y tener expertos internos para servidores, y externalizado el mantenimiento del puesto de trabajo, a nuestro gusto.
    • Compra o Renting – La compra es un activo amortizable desde que lo compras, mientras que el renting es gasto puro y duro contra las cuentas 6. La compra de equipamiento informático, por lo general tiene el inconveniente de que en 5 años tienes que renovar, mientras que en el renting, sueles poner cláusulas para que al cabo de 2 ó 3 años te lo cambien.
    • Puedes hacer Renting + Externalización, lo cual es bastante interesante, pero aun con costes elevados, o compra+externalización, o internalización de algunos servicios y externalización de otros, …. hay mil combinaciones.
    • Variables que influyen en las decisiones sobre el elemento o infraestructura
      • Dispersión geográfica – Dependerá de si nos decantamos por una empresa u otra para el servicio, o si necesitamos tener gente en todo el mundo.
        • Nº de sedes (por países)
        • Nº de usuarios
        • Nº de usuarios móviles
      • Criticidad de la infraestructura – Aquí también dependerá, pero más para los acuerdos de nivel de servicios que firmemos.
        • % de procesos Core del negocio que soporta
        • Tiempo en horas que puede estar caída la infraestructura o conjunto de elementos
      • Disponibilidad de la misma – Similar al anterior punto, van enlazados.
        • % disponibilidad (horas disponibilidad del servicio / horas anuales totales)

Por hoy es suficiente, en próximas entradas haremos un caso real con todas estas variables y las que quedan por mostrar (de otras áreas).

Un saludo,

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Sobre mi

Actualmente dirijo el área de sistemas de información del Grupo AMMA (como CIO), con 30 residencias/hospitales en toda España, 2500 empleados y SAP IS-H (Healthcare) como ERP.

Mis principios

Creo en el trabajo como parte fundamental de nuestras vidas, y que gracias a su integración con otros aspectos (aficiones, familia) pueden llevarnos a la plenitud.
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